ZÁSADY PRO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

společnosti BDCG, a.s. 

Úvod

Při spolupráci se společností BDCG, a.s., IČ: 282 63 456, se sídlem Křižíkova 213/44, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 18706 („Společnost“) nám svěřujete své osobní údaje. Společnost bere ochranu osobních údajů vážně a s osobními údaji při výkonu své podnikatelské činnosti nakládá s dostatečnou opatrností a odpovědností.

Rádi bychom Vám vysvětlili, jak s vašimi osobními údaji zacházíme a jak plníme povinnosti, které při zpracovávání osobních údajů vyplývají z příslušných právních předpisů, zejména Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů („GDPR“) a národních předpisů upravujících ochranu osobních údajů.

Společnost zavedla a bude nadále zavádět vhodná technická a organizační opatření, která zajistí ochranu osobních údajů před jejich zneužitím, ztrátou či poškozením a bude s údaji zacházet v souladu s GDPR a legislativou v oblasti ochrany osobních údajů.

Shromažďování a využívání údajů

Ochrana osobních údajů se vztahuje na zpracování osobních údajů našich partnerů, dodavatelů, zaměstnanců či členů orgánů Společnosti, jejich rodinných příslušníků, uchazečů o zaměstnání, zákazníků a dalších fyzických osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány Společností a taky na kohokoli jiného, kdo Společnost kontaktuje nebo jí jinou cestou pošle nějaké osobní údaje (pokud není níže uvedeno jinak). Tím se rozumí všichni, kdo využívají služeb Společnosti nebo pro ni poskytují služby či subdodávky.

Společnost při zpracování osobních údajů respektuje základní zásady stanovené v GDPR. Příslušné základní zásady jsou uvedeny níže:

• Zásada zákonnosti – před zpracováním osobních údajů musí být stanoven alespoň jeden právní základ zpracování;

• Zásada účelového omezení – zpracování osobních údajů pouze za předem stanoveným účelem;

• Zásada minimalizace údajů – zpracování pouze osobních údajů nutných, relevantních a přiměřených danému legitimnímu účelu;

• Zásada korektnosti a transparentnosti – otevřenost a transparentnost zpracování vůči subjektům údajů;

• Zásada integrity a důvěrnosti, principu přístupu pouze k nezbytným informacím – implementace nutných organizačních a technických opatření za účelem zajištění omezení přístupu k osobním údajům, aby nemohlo docházet k jejich neoprávněnému nebo protiprávnímu zpracování;

• Zásada přesnosti – zpracování přesných a aktuálních osobních údajů.

Právní základy zpracování a účely zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů je vždy založeno na právních základech zpracování, mezi které patří souhlas se zpracováním osobních údajů, splnění právní povinnosti, splnění smlouvy, oprávněný zájem, veřejný zájem nebo ochrana zájmů subjektu údajů.

Správce údajů

Správcem osobních údajů je Společnost, která má pro tyto účely zavedena interní pravidla pro nakládání s osobními údaji. Pokud nás chcete kontaktovat a zeptat se nás na cokoliv týkající se zpracování osobních údajů, můžete využít následující kontaktní údaje:

Email: jiri.brada@bdcg.cz

Tel: + 420 602 611 064

Korespondenční adresa:  BDCG, a.s.

Křižíkova 213/44, Karlín, 186 00 Praha 8

Jaké údaje shromažďujeme?

Společnost shromažďuje tyto kategorie údajů:

1. Údaje, které poskytujete Společnosti sami

Informace poskytnuté při těchto příležitostech:

• při uzavření smluvního vztahu mezi Vámi a Společností
• údaje, které Společnosti poskytnete pro realizaci obchodního vztahu
• pokud Společnost kontaktujete s vlastní nabídkou služeb nebo zboží.

2. Informace z jiných zdrojů

K takovým zdrojům patří:

• veřejně dostupné zdroje včetně veřejných rejstříků a sítě Internet,
• informace, které jsme obdrželi od třetích osob, jako na příklad vašich zaměstnavatelů, spolupracovníků nebo obchodních partnerů a které nezbytně potřebujeme pro realizaci obchodního vztahu.

Společnost může zkombinovat informace shromážděné z těchto zdrojů s dalšími informacemi, které má k dispozici.

Proč Vaše údaje shromažďujeme?

Společnost je oprávněna shromážděné údaje použít k těmto účelům:

1. Ochrana majetku

Pokud nás přijdete navštívit a pohybujete se v našich prostorách, může dojít k následujícímu získávání Vašich osobních údajů:

• recepce Vás může požádat o sdělení Vašich osobních údajů;
• v některých objektech provozujeme kamerový systém, o čemž vždy naleznete u vstupu do příslušného objektu samostatné oznámení.

Takto shromážděné údaje využíváme výhradně k ochraně majetku Společnosti a dále je nijak nezpracováváme ani nepředáváme třetím osobám, vyhrazujeme si však právo využít je v souladu s bodem 7. níže.

2. Uzavírání, změna a ukončování smluv

Údaje využíváme pro přípravu smluvní dokumentaci, změnu smluv nebo ukončení smluv.

Údaje dále využíváme pro evidenci poskytovaných služeb a (pod)nájmů tak, abychom mohli poskytnout veškeré služby, ke kterým jsme se zavázali, pro řádné vyúčtování poskytnutých služeb nebo komunikaci v souvislosti s poskytovanými službami.

Za tímto účelem vaše osobní údaje nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonným požadavkům na uzavření, změnu a skončení smluvního vztahu.

3. Oslovování pro spolupráci

Údaje užíváme pro poptávání služeb a produktů od dodavatelů.

4. Obchodní činnost

Údaje užíváme pro realizaci zakázek a pro komunikaci s dodavateli. Vaše osobní údaje nezbytně potřebujeme, abychom mohli realizovat zakázku.

5. Vedení účetnictví

Údaje využíváme k vystavování faktur a vedení účetnictví. Vaše osobní údaje nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonným požadavkům na vedení účetnictví.

6. Nábor nových zaměstnanců

Pokud nám zašlete svůj životopis, budeme Vaše údaje využívat v souvislosti s procesem obsazení nové pracovní pozice. Vaše osobní údaje takto zpracováváme pouze po dobu výběrového řízení, ledaže nám dáte souhlas, abychom si Vaše údaje uložili po dobu dalších dvou let pro případ nově otevřené pozice v budoucnu.

7. Soudní řízení a obrana právních nároků

Shromážděné údaje jsme oprávněni využívat v souvislosti s vyšetřováním přestupků a trestných činů nebo řešením sporů nebo právních nároků, které souvisejí s obchodní spoluprací se Společností, nebo v jiných případech povolených platnými právními předpisy.

S kým Vaše osobní údaje můžeme sdílet?

Společnost může shromážděné údaje sdílet:

1. S našimi smluvními partnery

Společnost může poskytovat informace svým spolupracovníkům, dodavatelům, poskytovatelům software, třetím osobám, které pro Společnost zajišťují služby vedení účetní agendy, konzultantům, poradcům a dalším poskytovatelům služeb nebo obchodním partnerům, případně vlastníkům nemovitostí, ve kterých se nachází předmět (pod)nájmu, nebo investičním fondům či společnostem, v jejichž prospěch jsou nemovitosti spravovány, a to pouze pokud je to nezbytné pro plnění služeb nebo pokud na tom je právní zájem.

Rádi bychom Vás ujistili, že všichni obchodní partneři Společnosti jsou vázáni povinností mlčenlivosti, resp. dalšími sjednanými podmínkami zpracování a nakládání s osobními údaji.

2. Ze zákonných důvodů nebo v případě sporů

Společnost může Vaše údaje sdílet, pokud je to vyžadováno zákonem či jinými právními předpisy, smlouvami nebo na základě žádosti ze strany státních úřadů:

• s policií a soudy, státními úřady nebo jinými třetími stranami, pokud je to potřebné k vymáhání našich práv nebo nutné k ochraně práv nebo majetku Společnosti nebo jiných stran, případně pokud v souvislosti s využíváním našich služeb nebo obchodní spoluprací se Společností dojde ke sporům nebo ke vzniku právních nároků;

• s jinými stranami v souvislosti s případnou přeměnou společnosti, prodejem majetku Společnosti, konsolidací nebo restrukturalizací, financováním nebo převodem Společnosti nebo její části do vlastnictví jiné společnosti.

3. SVaším souhlasem

Společnost může Vaše údaje sdílet i jinými způsoby, pokud Vás na to upozorní a Vy s tím budete souhlasit.

Jaká jsou Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Společnost podniká všechny kroky nutné k tomu, abyste vy, jako subjekty údajů, mohly vykonávat svá práva stanovená v rámci GDPR. Ve vztahu ke zpracování osobních údajů patří mezi práva subjektů údajů právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu, omezení zpracování, přenositelnost nebo výmaz osobních údajů, právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů a právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů.

Subjekty údajů mohou uplatnění svých práv požadovat prostřednictvím písemné nebo ústní žádosti. Za účelem zajištění dostatečné ochrany osobních údajů zpracovávaných Společností a s cílem předcházet zneužití osobních údajů přijala Společnost níže uvedená pravidla pro ověření totožnosti subjektů údajů.

Písemné žádosti

Pro písemnou žádost o uplatnění práva subjekt údajů vyplní formulář žádosti, který je ke stažení zde. Podpis subjektu údajů na formuláři musí být úředně ověřený.

Ústní žádosti

Uplatnění určitého práva mohou subjekty údajů požadovat také osobně na adrese sídla Společnosti.
Vaše totožnost bude ověřena pověřeným zaměstnancem (např. na recepci) na základě předložení jednoho z následujících dokumentů: občanského průkazu, cestovního pasu nebo dalšího dokumentu s fotografií dostatečně způsobilou k tomu, aby umožnila Vaši jasnou identifikaci.

Výkonem práv subjektů údajů nesmí být dotčena práva třetích osob. V případě, že žádosti subjektů údajů budou zjevně neopodstatněné nebo nepřiměřené, zejména z důvodu jejich opakující se povahy, může Společnost pro zodpovězení žádosti požadovat přiměřený poplatek nepřekračující nezbytné náklady na poskytnutí informací uvedených výše nebo na zajištění uplatnění práv subjektů údajů.

Společnost zajišťuje dostatečnou komunikaci a spolupráci tak, aby byly všechny přijaté žádosti zpracovány v přiměřené době.

1. Uchovávání a výmaz údajů

Vaše informace uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu se Společností a standardně ještě deset (10) let po jeho skončení. Společnost Vaše údaje smaže nebo anonymizuje hned po tom, co o to požádáte (vyjma případů uvedených dále).

Pokud to umožňuje zákon, může si Společnost některé Vaše údaje uchovat i po uplynutí doby uchování, a to v těchto případech:

• pokud s Vámi řešíme nějaký problém jako na příklad neuzavřený spor nebo právní nárok.
• pokud to po nás vyžaduje zákon, anebo když tyto údaje uchováváme v agregované nebo anonymní podobě.
• pokud takové údaje potřebujeme k legitimním obchodním účelům.

2. Kde jsou osobní údaje uschovávány

Vaše osobní údaje jsou uchovávány jak v elektronické podobě, tak ve fyzické podobě (vytištěné). Dokumenty v elektronické podobě jsou ukládány na lokálních discích v podnikové části cloud úložiště, ke kterému mají přístup pouze oprávněné osoby pod uživatelským jménem a heslem. Dokumenty ve fyzické podobě jsou uchovávány v uzamykatelných skříňkách, do kterých mají přístup jen oprávněné osoby.

3. Přístup k Vašim údajům

Můžete se na nás kdykoliv bezplatně obrátit s žádostí o informace, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a pokud ano, žádat detailní informace o tomto zpracování. K tomu můžete využít jakýkoliv z kontaktních údajů Společnosti, a žádost realizovat prostřednictvím některých ze způsobů uvedených výše.

4. Změna Vašich údajů nebo chyba v údajích

Pokud dojde v průběhu trvání smluvního vztahu se Společností k jakékoliv změně ve vašich osobních údajích, jako na příklad změna jména, změna bydliště či sídla nebo e-mailové adresy, nebo pokud zjistíte, že pracujeme s Vašimi neaktuálními nebo chybnými údaji, prosím dejte nám o tom co nejdříve vědět. K tomu můžete využít jakýkoliv z kontaktních údajů Společnosti.

5. Omezení zpracování

Máme za to, že v souvislosti se zpracováním osobních údajů nezasahujeme do Vašeho soukromí. Pokud by Vás to přesto obtěžovalo, dejte nám prosím co nejdříve vědět. K tomu můžete využít kontaktní údaje Společnosti.

Pokud máte za to, že:

• zpracováváme Vaše nepřesné údaje,
• zpracování Vašich údajů je protiprávní a nepřejete si všechny údaje smazat,
• Vaše údaje již nepotřebujeme ke shora uvedeným účelům, ale rád(a) byste je užil(a) pro řešení svých právních nároků, například v soudním řízení,
• můžete nás požádat o omezení zpracování jen některých Vašich osobních údajů nebo pro jen určité účely zpracování.

6. Přenositelnost údajů

Můžete se na nás kdykoliv obrátit, abychom Vaše údaje, které máme k dispozici, předali třetí osobě, kterou určíte.

7. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Pokud jste nám udělil(a) souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů pro určitý účel, můžete jej kdykoliv odvolat; k tomu můžete využít kontaktní údaje Společnosti.

8. Vznesení námitky

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti. V případě, že Společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmem nebo právy a svobodami fyzické osoby, zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

9. Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pokud máte za to, že s vašimi údaji nakládáme v rozporu se zákonem, můžete se kdykoliv obrátit se stížností u Úřadu pro ochranu osobních údajů.